Credit Manager Magazine 9/2024

ZARZĄDZANIE WRZESIEŃ / SEPTEMBER 2024 www.creditmanagermagazine.pl 35 wysokości kredytu kupieckiego. Dalej są to działania prewencyjne i zabezpieczające, monitoring salda należności terminowych i przeterminowanych. Co do zasady wspomniane działania powinny prowadzić do minimalizowania ilości faktur, które muszą podlegać procesowi windykacji – a ta stanowi zaledwie ¼ całego procesu zarządzania należnościami. Rzetelnie skonstruowane instrukcje działania we wspomnianym powyżej obszarze pozwalają na zadbanie o stabilny przepływ gotówki i możliwość pokrywania bieżących zobowiązań. Dobrze wdrożona procedura to także przeciwdziałanie zatorom płatniczym, poprawa wskaźników finansowych, a w perspektywie długoterminowej – gwarancja stabilności i możliwość planowania finansowego i strategicznego firmy. Dodatkowo, jasno określone i komunikowane procedury płatności mogą pomóc w budowaniu i utrzymywaniu dobrych relacji z klientami. Klienci, którzy wiedzą, czego się spodziewać, są bardziej skłonni do terminowego regulowania swoich zobowiązań. Jako, że wspomniane działania obejmują bardzo istotny obszar funkcjonowania przedsiębiorstwa, bardzo istotnym jest stworzenie jasnej, transparentnej i kompleksowej procedury, będącej fundamentem i gwarantem zadbania o każdy element. Najważniejsze założenia procedury zarządzania należnościami Cel wprowadzanej procedury oraz wskazanie głównych założeń przyjętej w przedsiębiorstwie polityki kredytowej. Dodatkowo wgląd do zapisów procedury powinna mieć każda zatrudniona w firmie osoba, co niesie za sobą także element edukacyjny. Pamiętajmy, że nie każdy pracownik ma świadomość jaką wagę mają działania wykonywane przez inne działy. Wskazanie jednostki/działu odpowiedzialnego za zarządzanie należnościami w firmie. Doświadczenie nauczyło mnie, że proces powinien być scentralizowany, a odpowiedzialność za niego powinna skupiać się tylko w jednym dziale. Rozproszenie działań prowadzi do rozproszenia odpowiedzialności, wydłużenia czasu działania, błędów komunikacyjnych i nieporozumień. Dodatkowo jest to istotne z punktu widzenia relacji z klientem, który nie ma wątpliwości z kim może kontaktować się w sprawie faktur i płatności. Wskazanie jednostki odpowiedzialnej za wystawienie i wysłanie faktur klientom. Sam proces fakturowania i wysyłki dokumentów jest bardzo istotny i powinien podlegać osobnej procedurze. On także powinien być scentralizowany, a zadania i odpowiedzialność jasno określone. W przypadku zarządzania należnościami najważniejsza jest forma, sposób i czas wysyłki dokumentów sprzedaży – przy czym zawsze powinniśmy dążyć do maksymalizacji wysyłki w formie mailowej, co przekłada się na skrócenie czasu procesowania faktury u odbiorcy. Wskazanie z usług jakiego ubezpieczyciela czy wywiadowni korzystamy Jeżeli polityka kredytowa spółki zakłada korzystanie z polisy ubezpieczeniowej na należności – należy o tym wspomnieć w procedurze. Podobnie jeśli korzystamy z wywiadowni gospodarczych czy zewnętrznych firm windykacyjnych. Idąc w szczegóły, procedura zarządzania należnościami musi jasko określać: Podstawowe kwestie dotyczące podziału klientów, z jakimi współpracujemy, np. ze względu na obrót jaki generują. Podział na tzw. koszyki klientów pozwala na określenie i usystematyzowanie zasad współpracy. Nierzadko zdarza się, że klienci duzi, kluczowi mają preferencyjne, indywidualne terminy płatności czy wyższe limity kredytowe. Ścieżkę komunikacyjną w przypadku wniosków o limit kredytowy – kto, w jakiej formie i na podstawie jakich danych wnioskuje o limit i w jakiej wysokości? Kto jest osobą decyzyjną i gdzie w systemie uzupełniana jest informacja o wysokości nadanego limitu? Określenie, co dzieje się z fakturą od momentu jej wystawienia. Ostatni punkt można opisać nieco bardziej szczegółowo: Kiedy i w jakiej formie wysyłane są powiadomienia o zbliżającym się terminie płatności? – nie każde przedsiębiorstwo stosuje takie działania, jednakże zawsze warto rozważyć taką formę przypominania klientom o nadchodzącym obowiązku zapłaty. Jakie kroki są podejmowane w konkretnych przedziałach wiekowania: 1-7 dni, 8-30 dni, pow. 30 dni? Kiedy następuje blokada realizacji zamówień? Kiedy i w jakiej formie wysyłane są wezwanie do zapłaty? Czy na klientów nakładamy odsetki? Czy obciążamy ich rekompensatą za koszty windykacji? „Dobrze wdrożona procedura zarządzania należnościami to przeciwdziałanie zatorom płatniczym, poprawa wskaźników finansowych, a w perspektywie długoterminowej – gwarancja stabilności i możliwość planowania finansowego i strategicznego firmy.” „Doświadczenie nauczyło mnie, że proces powinien być scentralizowany, a odpowiedzialność za niego powinna skupiać się tylko w jednym dziale. Rozproszenie działań prowadzi do rozproszenia odpowiedzialności, wydłużenia czasu działania, błędów komunikacyjnych i nieporozumień.”