PICM

Panel logowania Language PICM
Language:  

Jak i czy warto stworzyć dobrą politykę kredytową?


 

Maciej Bielecki, członek PICM

 

Jak i czy warto stworzyć dobrą politykę kredytową?

8 marzec 2016

 

Niespokojne i niestabilne czasy, w jakich przychodzi działać dzisiaj przedsiębiorstwom, powodują, iż utrzymanie płynności finansowej jest sprawą kluczową dla działalności firmy. Sprzedaż jest ważna, ale terminowe ściąganie należności jeszcze ważniejsze. Efektywne zarządzanie należnościami polega na zachowaniu ciągłości oraz zwięzłości pomiędzy, czasami traktowanymi jako jedno, procesem oceny wiarygodności kredytowej klientów a windykacją. Sekretem tej zwartości jest zdefiniowanie oraz poprawne wdrożenie dobrej polityki kredytowej. Właściwie skonstruowana oraz wprowadzona polityka nadaje zupełnie nowy kształt oraz przejrzystość całemu procesowi od złożonego zamówienia do zainkasowanej płatności (ang. order-to-cash). Z drugiej strony, już istniejąca (stara) polityka, która nie jest odpowiednio często „odświeżana” może z kolei przysporzyć firmie więcej kłopotów niż korzyści.

Polityka kredytowa powinna być czymś więcej niż tylko zbiorem wskazań technicznych zarządzania należnościami. Właściwie zdefiniowana może być punktem odniesienia dla całego przedsiębiorstwa (nie tylko działu finansowego) odnośnie finansowania sprzedaży. Dobrze napisana, wszechstronna polityka kredytowa jest pomocna także w bieżącym dialogu z klientami. Polityka wyznacza oraz formalizuje cele operacyjne przedsiębiorstwa, ustala zakres uprawnień udzielania kredytu kupieckiego, definiuje oczekiwania oraz odpowiedzialność, a także poprawia współpracę z innymi departamentami przedsiębiorstwa, zwłaszcza sprzedaży.

W związku z powyższym, polityka kredytowa dotyczyć ma w szczególności:

Tworzenie polityki kredytowej wymaga odpowiedzi na następujące pytania:

 

Określenie misji

Misja polityki kredytowej winna być zgodna z misją przedsiębiorstwa. Sprawa ma się tutaj podobnie jak ze strategią kredytowania klientów względem strategii firmy. Polityka powinna być obrazem celów przedsiębiorstwa, jak również tzw. „apetytu na ryzyko”. Przykładowo, nowe firmy mogą stosować bardziej liberalną politykę, a przez to akceptować większe ryzyko celem zwiększenia udziału w rynku. Z kolei firmy z dłuższą historią są mniej skłonne do ponoszenia wysokiego ryzyka, a ich polityka kredytowa może być bardziej konserwatywna.

Znając poziom akceptacji ryzyka, zasób gotówki oraz dostęp do kapitału, przedsiębiorstwo zdefiniuje swoją politykę kredytową jako liberalną, konserwatywną lub jedną z poniższych wariantów mieszanych:

Decyzja odnośnie polityki będzie kształtowała późniejsze decyzje kredytowe. Zalecana zatem jest daleko posunięta rozważność przy jej tworzeniu, tak aby uniknąć zbyt częstych zmian.

 

Definicja i ustalenie celów

W tej części możliwe są dwa podejścia. W pierwszym określamy wymierne cele dla przyjętych poszczególnych kluczowych wskaźników efektywności (ang. key performance indicators, KPI). W drugim, cele formułujemy ogólnie, niejako wskazując kierunek a nie konkretną wartość do osiągnięcia.

Cele winny być wyznaczone bazując na indywidualnych potrzebach firmy odnośnie przepływów finansowych. Powinny one odzwierciedlać bieżącą sytuację rynkową, strategię przedsiębiorstwa, cele polityki sprzedażowej. Winny one również odpowiednio się zmieniać w miarę zmian strategicznych w firmie.

W obu wymienionych wcześniej przypadkach, cele są zwykle zdefiniowane wokół następujących kluczowych wskaźników efektywności:

 

Podział kompetencji

Jest to najważniejsza część polityki kredytowej. Prawidłowo zdefiniowana, wyznacza role oraz kompetencje każdej osoby zaangażowanej w proces zarządzania ryzykiem kredytowym. Ta część polityki powinna eliminować duplikowanie się kompetencji, wynikające także z innych polityk wewnętrznych firmy. Im mniej niejasności – tym mniej później sporów kompetencyjnych zmniejszających efektywność działania przedsiębiorstwa. Dobrze też zawrzeć tutaj krótki opis obowiązków każdego stanowiska działu ryzyka kredytowego i windykacji.

 

Opis procesu oceny ryzyka kredytowego

W zależności od wielkości oraz stopnia skomplikowania struktury przedsiębiorstwa, szczegółowość tej części polityki może przybierać różny zakres. Niewątpliwie jednym z niezbędnych elementów jest określenie jakie dokumenty są wymagane od klientów do oceny kredytowej, oraz kto jest odpowiedzialny za ich dostarczenie.

Istotnym jest, aby zasady opisane w polityce dotyczyły i były faktycznie stosowane do wszystkich klientów firmy. Procedury powinny być jednocześnie w miarę elastyczne, ale jednocześnie na tyle jasne, żeby nie podlegać indywidualnej interpretacji członków zespołu analizy kredytowej. Możliwość elastycznej interpretacji winna mieć swoje jasno określone ramy i granice odpowiedzialności.

 

Określenie procedur windykacji

Nawet przy maksymalnym wysiłku, zawsze znajdą się klienci, którzy, z różnych względów, nie będą płacili na czas. Odpowiedni plan działania określający jak radzić sobie z takimi kooperantami pozwoli zwiększyć prawdopodobieństwo szybkiej windykacji przeterminowanych należności.

Należy zaznaczyć, iż windykacja nie zawsze jest częścią działu kontroli ryzyka kredytowego. Dlatego procedury windykacyjne mogą być tylko wspomniane w polityce kredytowej, a ich szczegółowy zakres opisany w osobnym dokumencie. Ważne jest aby obie polityki stanowiły „zgrany duet”, jako że w istocie oba działy stanowią jeden obszar zarządzania finansami firmy.

 

Określenie warunków sprzedaży

Jak tylko odroczony termin płatności dla danego klienta jest (lub nie) zaaprobowany, niezbędnym jest jasne określenie jakie warunki płatności go obowiązują. W razie odmowy kredytu – należy precyzyjnie wyjaśnić wszelkie przesłanki takiej decyzji. Nie należy przy tym zapominać o wszelkich zachętach szybszej płatności, np. dyskoncie. Oferowane, a później efektywny, termin płatności powinien mieć formę pisemną. Najlepiej gdy jest częścią umowy handlowej. Każda zmiana powinna być natychmiast komunikowana do klienta.

 

Przegląd polityki kredytowej

Na koniec warto zaznaczyć, że polityka kredytowa nie jest (i nie powinna być) martwym dokumentem. Wręcz przeciwnie, powinna podlegać cyklicznemu przeglądowi odzwierciedlając zmieniającą się sytuację rynkową. Możliwe są tutaj dwa warianty. Pierwszym jest ustalenie określonego terminu, np. raz w roku. Innym jest pozostawienie tego kierownictwu działu kredytowego, czyli przegląd dokonywany zgodnie z dynamiką zmian w otoczeniu przedsiębiorstwa.

 

Stworzenie dobrej polityki kredytowej może wydawać się dość przerażającym wyzwaniem. Jednak sukces w tym obszarze tylko wzmacnia struktury i funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Niestety większość małych i średnich firm sprawę tą ignoruje. Być może jest to jedną z przyczyn dlaczego nie staja się one większe …